长江工程职业技术学院档案管理实施细则

第一章  总则

第一条 为进一步加强学校档案工作，推进档案工作规范化、标准化、信息化建设，提高档案工作水平，更好保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》（教育部 国家档案局第27 号令）等，结合学校实际，制定本细则。

第二条 本细则所指档案是学校在人才培养、科学研究、社会服务、文化传承与创新、对外交流与合作、内部管理等活动中直接形成的对师生、学校、社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 档案工作是学校重要的基础性工作，纳入学校事业发展规划，学校在人员配备、经费投入、硬件建设等方面给予保障。

第四条 档案工作坚持“统一领导、分级负责、集中管理、充分利用”的原则。

第五条 档案工作的目标是实现规范化、标准化、信息化，加强对档案的开发利用，为学校人才培养、改革发展服务。

第二章  机构与职责

第六条 学校成立档案工作领导小组，由校长任组长，各单位、部门主要负责人（其中二级学院为院长）为成员。学校档案工作领导小组的职责是：贯彻落实党和国家关于档案工作的方针政策、法律法规和上级有关档案工作的安排、要求；建立、完善学校档案工作的规章制度；对专兼职档案工作队伍建设进行领导、统筹；对档案宣传教育、信息化建设、安全工作、保密工作进行领导；对档案收集管理、开发利用及库房建设进行领导、统筹。领导小组办公室设在校长办公室，主任由校长办公室主任兼任。

第七条 学校设立综合档案室，由校长办公室代管，根据工作需要配备专职档案工作人员。综合档案室的主要职责是：

（一）将党和国家关于档案工作的方针政策、法律法规贯彻到档案工作中，具体落实上级有关档案工作的安排、要求；

　　（二）具体负责档案工作的规章制度建设；

（三）对学校档案业务工作进行统筹安排，对各单位、部门档案工作进行指导；

（四）负责档案库室、设施设备、信息化的规划、建设和管理；

（五）负责档案的接收、整理、分类、统计、修复、保管；

（六）做好档案的开放和利用工作，发挥校史资料、档案作用；

（七）落实安全、保密有关规定，确保档案安全；

（八）负责专兼职档案工作队伍的业务学习、培训；

（九）负责档案宣传教育工作；

（十）开展档案理论、档案业务的学习研究、对外交流；

（十一）完成领导小组交办的其它工作。

第八条 各单位、部门负责各自业务工作中生成的档案的立卷归档工作。各单位、部门主要负责人是档案工作的第一责任人，对本单位、部门的档案工作和档案质量负责。各单位、部门明确1名人员担任档案员，纳入学校兼职档案工作队伍管理，统筹负责本单位、部门档案的收集、整理、立卷、移交等工作。

第九条 学校支持专兼职档案工作人员参加有关业务学习和培训，专兼职档案工作人员应认真学习贯彻习近平总书记关于档案工作的重要批示精神，落实档案法律法规和学校有关规定，熟悉档案业务，遵守纪律、保守秘密，积极主动履行工作职责。

第十条 学校专职档案工作人员可以参加档案系列专业技术职务评审，学校按规定聘任并落实待遇。

第三章  收集、整理与归档

第十一条 学校教职工在从事教学、科研、社会服务、管理等职务活动中形成的各种载体形式的档案材料，应按规定及时归档，个人不得据为己有。

第十二条 各单位、部门应按照文件资料的归档范围、归档时间，及时完成立卷归档工作，确保应建尽建、应收尽收、应归尽归。原则上纸质档案材料和电子档案材料应同步归档。

第十三条 归档的文件材料应按照自然形成规律系统进行整理、分类、鉴定和编号。

第十四条 归档的文件材料应完整、准确、系统，载体和书写印制材料应符合档案保护要求。

　　第十五条 以下14类文件材料须归档，由综合档案室管理，归档范围分别是：

　 （一）党群类：主要包括学校党委、纪委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级部门和学校关于党群管理的文件材料。

（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级部门和学校关于行政管理的材料。

（三）教学类：主要包括反映学校教学管理、教学实践、质量工程、教学资源等活动的文件材料。

（四）学生类：分需要跟随学生本人转递的个人档案、综合档案室需要归档的学生档案。需要跟随学生本人转递的个人档案主要包括高中档案、学生登记表、毕业生鉴定表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案等；综合档案室需要归档的学生档案包括学生登记表、毕业生鉴定表、学籍档案等。

（五）教科研和社会服务类：主要包括反映学校教科研和社会服务管理、教科研课题、横向项目、承办培训项目、开展继续教育业务等教科研和社会服务活动的文件材料。

　 （六）基本建设类：主要包括反映学校基本建设项目管理和项目的提出、调研、可行性研究、勘察、测绘、设计及审批文件，招投标文件与合同书,施工、监理、竣工验收、工程创优等文件材料。

　　（七）仪器设备类：主要包括学校仪器设备管理和仪器设备申请购置、招投标、验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。

　　（八）产品生产类：主要包括学校在产学研和职务成果转化过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

　　（九）出版物类：主要包括学校学报、教师主参编的教材及其他学术刊物等。

　　（十）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学等相关材料；学校授予境外人士名誉职务、称号等的材料。

（十一）财会类：主要包括学校在会计活动中形成的财务管理、财务预算、会计凭证、会计账簿、财务会计报告及其他会计资料等文件材料。

（十二）声像类：主要包括学校各项重大活动、重要会议中形成的或校外单位形成的与学校有关的，有保存价值的声像载体材料，包括照片、视频、音频等。

（十三）实物类：主要包括上级领导来校调研、视察、检查、指导工作和知名人士来访参观的题词、题字等手迹材料；在校师生、校内外团体、校友捐赠的纪念物品；校内各单位、部门及教职工个人公务活动中（因职务行为）获得的各类奖品（奖状、锦旗、奖杯、证书），以及其他有保存价值的实物。

第十六条 干部人事档案、纪检监察档案分别按照有关规定管理，综合档案室根据需要做好干部人事档案、纪检监察档案保管工作。

第十七条 需要跟随学生本人转递的个人档案归口学生处统筹管理，党委组织人事部、教务处、招生与就业指导处、团委分头负责有关工作，二级学院具体负责需要跟随学生本人转递的个人档案的转接、收集、整理、保管。新生入学后，二级学院须明确专人负责，及时完成学生个人档案接收，及时收集学生在校期间形成的档案资料并归入档案袋，妥善保管学生个人档案。学生毕业后，招生与就业指导处统筹组织做好学生个人档案转递工作，各单位、部门及教职工不得留存毕业生个人档案。

第十八条 文件材料归档时间

（一）党群类、行政类、教学类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类文件材料应在次年3月底前归档；  

（二）学生类中的学籍档案、学生登记表、毕业生鉴定表在学生毕业当年9月底前提交综合档案室归档。

（三）教科研类文件材料应在项目完成后2个月内归档；

（四）基本建设类文件材料应在项目竣工后3个月内归档；

（五）财会类档案由财务处按有关规定及时移交综合档案室。

（六）重大活动档案应在活动结束后2个月内归档。

第十九条 综合档案室定期面向教职工、学生、校友征集具有档案价值的文件资料、实物。对征集到的文件资料、实物，根据实际情况，通过代管、复制等形式进行管理。

第四章  保管与保护

第二十条 学校将档案库房纳入基本建设范围，根据学校基本建设规划和档案工作需要，建设符合规范的标准化档案库房。

第二十一条 学校为档案工作配备必要的设施设备，实现人防、物防、技防相结合，综合档案室应定期对档案库房进行巡查，做好防火、防潮、防渍、防有害生物、防盗等工作，确保档案实体安全。

第二十二条 综合档案室应重视档案信息化建设，建好用好档案管理系统，在档案工作的各个环节充分利用现代信息技术，不断提高工作效率、服务师生的水平。

第二十三条 综合档案室积极采用先进的档案保护技术，防止档案破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应及时数字化，加工成电子档案保管。

第二十四条 综合档案室应为档案库房配备必要的保密设施，制定和落实保密措施，加强对涉密档案管理，落实保密工作要求。

第五章 公布与利用

第二十五条 学校按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，任何组织或个人无权公布学校档案。属于下列情况之一者，不对外公布：

　　（一）涉及国家秘密的；

　　（二）涉及专利或者技术秘密的；

　　（三）涉及个人隐私的；

　　（四）档案形成单位、部门按规定限制利用的。

第二十六条 校内工作人员因工作需要，可以查阅、借阅本单位、部门归档的档案；查阅、利用非本单位、部门归档的档案，须经档案形成单位、部门和校长办公室同意。需要利用的档案涉及重大问题或国家秘密的，应经分管档案工作的校领导、学校保密委员会同意。查阅、借阅档案，需在综合档案室履行登记手续。

第二十七条 校外单位因工作需要利用档案，需持单位介绍信和经办人员有效证件，表明利用档案的目的和范围，经校内对应业务部门、校长办公室同意并在综合档案室履行登记手续后，方可查阅。校外人员利用与本人相关的档案，须持本人身份证件，可利用的档案仅限于已公布的档案或内容切实与己相关、不涉及其他人员信息的档案。社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，综合档案室应优先提供。查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经分管档案工作的校领导同意。

第二十八条 重要、珍贵档案或实物档案、孤本档案，一般不提供原件,如因特殊原因需借出原件的，须经分管档案工作的校领导批准，签署《借出档案安全保管承诺书》后办理借出手续。借用单位、部门承担借出档案的安全管理责任。

第二十九条 综合档案室是学校出具档案证明的唯一机构。加盖学校综合档案室公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第三十条 学校综合档案室设立专门的阅览场所，编制必要的检索工具，提供开放档案目录、全宗指南、计算机查询系统等，为利用档案创造便利条件。

第三十一条 要充分发挥档案资政育人作用，积极做好校史资料整理、保护，为校史宣传和研究服务，助力学校思想政治工作、校园文化建设。

第三十二条 综合档案室在每年6月9日国际档案日等重要节点，结合实际开展档案法律和知识教育、档案主题征文、“综合档案室开放日”等档案宣传活动。

第六章 考核与奖惩

第三十三条 学校定期对档案工作进行检查，将档案工作纳入单位、部门年度考核。

第三十四条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位、部门或人员，给予表彰与奖励。

（一）在档案管理和服务工作中成绩显著的；

（二）在校史资料保护、研究和宣传工作中成绩显著的；

（三）将重要或珍贵档案捐赠给学校综合档案室的；

（四）在同违反档案法律法规行为斗争中表现突出的。

第三十五条 学校对有下列行为的单位、部门或人员按照有关规定处理；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

　　(一)玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

　　(二)违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的;

　　(三)涂改、伪造档案的;

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的；

(五)不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

(六)其他违反档案法律法规的行为。

第七章 附则

第三十六条 本办法由学校档案工作领导小组办公室负责解释。

第三十七条 本办法自2022年12月1日起施行。《长江工程职业技术学院档案管理实施细则》（长院〔2014〕29号）同时废止。