各单位、部门：

根据《长江工程职业技术学院档案管理实施细则》，为做好2023年度学校档案材料收集归档工作，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

各单位、部门2023年全年（1月1日至12月31日期间）在教学、科研、管理和其它工作、活动中形成（或积累）的具有保存价值的文件材料，包括文字、图表、声像、实物等不同形式、载体的材料。

各单位、部门应归档文件材料详见学校《各类档案材料归档范围及保管期限表》（详见“档案工作联络群”）。

二、时间安排

各类档案材料分别按照以下时间安排完成收集整理，并向综合档案室移交，确因特殊原因无法按时移交的，需提供书面说明。

（一）文书档案（纸质，包括党群类、行政类、教学类、教科研和社会服务类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类共10类）；实物类档案（证书、奖牌、奖杯、锦旗，对外交流中获赠的具有保存价值的实物以及其它具有历史文化意义的实物）、声像类档案（以硬盘、光盘为载体的照片、视频、音频等）。

以上类别档案请于4月30日前完成收集整理、移交综合档案室。

（二）学生类档案

需要跟随学生本人转递的个人档案，由学生处统筹，组织二级学院做好收集、整理、保管工作。

综合档案室需要归档的学生学籍档案，以班级为单位组卷，包括班级毕业合影照、学生名单一览表、学生登记表、毕业生鉴定表、学生成绩表，并按以上顺序排列组卷。单个学生的学生登记表、毕业生鉴定表、成绩档案表排列在一起组成一“件”，并按照学号由小到大的顺序排列组卷，于9月30日前整理移交综合档案室。

（三）专题类档案

根据需要，“双高计划”建设、长江大保护职教集团、北斗及应用产教融合共同体、民间河湖长等专项工作、重大活动的档案资料，需要单独立卷，由专项工作、重大活动的牵头单位、部门在工作完成、活动结束后，及时收集、整理有关材料，集中移交综合档案室。

三、有关要求和安排

（一）做好动员部署

请各单位、部门高度重视，主要负责人要落实“档案工作第一责任人”责任，对2023年度档案材料收集归档工作进行专门部署，提出具体工作要求，档案材料完成收集整理移交综合档案室前要进行审阅把关，确保2023年度档案材料收集归档工作按时保质完成。

（二）强化沟通指导

为指导各单位、部门高质量做好2023年度档案材料收集归档工作，综合档案室人员将分批上门，深入各单位、部门现场对接沟通。各单位、部门兼职档案管理员要充分发挥作用，及时与综合档案室反馈沟通，加强对本单位、部门其他参与档案材料收集归档工作人员的指导。

（三）落实纪律要求

所有公务活动中形成的应归档材料不得自行保管或个人占为己有，各单位、部门要确保2023年度生成的归档材料“应收尽收，应归尽归”，学校档案工作领导小组办公室将对2023年度档案材料收集归档工作进行检查，对落实不力的单位、部门将组织进行重点督导。移交的档案材料应确保完整、规范。移交综合档案室时请带《长江工程职业技术学院档案材料移交登记表》一式两份(见附件)。

附件：长江工程职业技术学院档案材料移交登记表

学校档案工作领导小组办公室

（校长办公室代章）

2024年3月21日